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货物采购招标文件编制应注意这17个方面

青海省2016年政府采购代理机构从业人员培训班现场

货物采购招标工作涉及面广、招标种类繁多，招投标文件编制内容杂、综合性强，且往往因为采购数额大、编制时间紧迫等原因，给招标文件的编制工作带来较大的困难。

针对货物采购招标文件编制 的难点，上海国际招标有限公司总经理金翔梳理了17个注意事项，并针对这些注意事项结合相关法律法规提出了可行性解决方法，下面让我们一起看看货物采购招标文件编制的难点都有哪些吧!

一是包件的划分

如果一个招标项目欲将标的分成若干个包件，则包件的划分应注意把握以下几点：

（1）将相互关联性较大的设备组合在一个包件内；

（2）应考虑有足够数量的潜在投标人有能力参加投标；

（3）各包件设备之间的界面（接口）要求应当清晰、明确；

（4）必要时进口设备（或将它们与相关配套国内设备一起）可单独组成包件；

（5）有利于分别编写技术规格；

（6）有利于分别投标、评标、授标、实施和验收；

（7）有利于降低采购成本；

（8）不会使招标过程拖得太长；

（9）应以包件为单位进行投标、评标和授标；

（10）不限制投标，可限制中标，并允许投标人提供交叉折扣。

二是投标人选择

对于货物采购招标，投标人可能是制造厂、贸易商、系统成套供货商。针对不同的招标项目应通过合理规定资格要求来选择不同层次的投标人参与竞标。对通用设备采购招标一般应选择前两种投标人参与竞标；对复杂成套设备的招标一般应选择第一、三两种投标人参与竞标，或者选择第一、三两种投标人与第二种投标人组成的投标联合体参与竞标。

在招标文件中应对不同层次的投标人提出不同的资格要求。如对制造商应提出具备制造投标货物若干年以上的经验，通过ISO质量管理体系认证；对贸易商应提出具备在近几年内完成过若干个与本次招标采购内容相同或相似的销售业绩；对系统成套供货商则应提出具备在近几年内完成过若干个与本次招标采购内容相同或相似的成套设备的设计联络、供货、安装（或安装指导）、调试与集成业绩，且其中有若干个项目已成功运行若干年以上（附用户证明）等。

上述近几年、若干个和业绩证明标志应根据调查掌握的潜在投标人的实际情况而定，应以既能限制恶性竞标，又能引发良性竞争为目标。

三是引用标准

任何一个采购文件所提出的技术标准不可能穷尽所有要求，要学会引用国家标准、行业标准来作为要求的一个闭环，否则这些要求，比如说具体采用什么材料，尤其是验收方法达不到的时候，双方就要争议了，因为采用的方法不一样，所以在确定招标文件技术规格中的引用标准时应注意把握以下几点：

（1）对于非基础性要求，一般应引用国家标准和/或行业标准（对国内招标项目）；或者引用国际标准化组织（ISO）和/或国际电工委员会（IEC）所制订的标准（对国际招标项目，也可引用与之等同（IDT）或修改采用（MOD）的国家标准），以确保有足够的投标人能够参与竞标。

（2）对于基础性要求（如设备的电压、频率等），应统一引用国家标准，否则今后会因电制不同而需专门为所购设备提供变电设备或专用发配电设备。

（3）对于只知某国标准或某企业标准能够适用的专项要求，可不引用标准编号，而将具体要求的内容直接写入技术规格，且如果可能的话，宜将确定的指标要求改为区间性或界限性指标要求。

四是对设备的技术要求

在对设备提出技术要求时，应注意以下8点：

（1）要注意指标体系的合理性，这其中包含了两层含义，一是指标体系应力求完整；二是各项指标之间应当协调，因为不同技术指标之间往往是相互矛盾、有得有失的，此时就必须在各项指标之间作出权衡，应避免高指标的简单堆砌或组合，尤其要避免将各家产品样本中的最好参数汇编在一起，因为这样的产品实际上是不存在的。

（2）不能以某家供应商的产品样本或企业标准作为招标文件技术规格的蓝本，否则将导致招标工作失去公正性和竞争性，而且对招标人也是十分不利的。

（3）可以量化的技术要求应尽量量化，过于简单或笼统地提出定性要求往往会导致在评标时难以区分优劣。一旦有异议或投诉时，处理的难度也会大大增加。

（4）对于要与相关系统设备配套的设备，必须明确界面（接口）的软硬件要求，并要求投标人作出可以与其他相关系统设备实现集成的明确承诺，且界面（接口）的通讯协议必须无条件开放，否则今后在系统改造、扩容或升级时可能会受制于人。

（5）注意重要技术指标的可验证性，并明确检验标准或方法。

（6）对关键技术指标或可能出现理解差异的技术指标应增加术语定义，以免因理解不同而导致评标和决策失误。

（7）注意系统招标与设备招标的差异，在确保满足系统功能及指标的前提下，应给投标人以合理的设备配置自主权。

（8）如果业主提供的配套设施有可能成为制约条件的，则应在招标文件中具体说明；对于设计方需要获取的配套设施技术参数，可设计专用表格要求投标人如实填报（相关参数与评标过程中需考虑的寿命周期费用有关），以避免在中标人确定之后出现配套设施无法满足的窘境。

五是区分界面和设备要求

界面要求主要是指对工作环境界面（如高温、低温、相对湿度、洁净度、照度、振动、冲击等）和配套设施界面（如电源品质、气源品质、水源品质等）所提出的要求。按照界面控制的基本原理，对于可能干扰界面参数或品质的源侧设备，应有效抑制或降低其影响程度，以不致于使界面参数的变化范围超过有关标准规定的允许范围；对于可能受界面参数或品质影响的受侧设备，则应有效提高其耐受界面参数变化或品质劣化的能力。只有这样，最终构成的系统设备才能相互兼容和正常工作。因此，在对投标设备提要求时必须注意区分该设备是界面的源侧设备还是界面的受侧设备，否则从表面上看是在对投标设备提要求，而实际上却是在对招标人自身增加约束。

在实际工作中经常遇到的问题就是照搬设备供应商提供的产品样本或技术资料，将标准界面参数直接规定为设备的设计或考核参数。例如，将某一用电设备的正常工作电压规定为380（1±2.5%）V，而实际上±2.5%是电力系统电源品质中的稳态电压变化范围，是一个标准界面参数。对于用电设备而言，其实际的耐受电压变化范围（稳态）至少应为额定电压的±10%；而对于电源设备（如发电机）而言，其输出电压的稳态电压调节范围应在额定电压的±1%以下。因为电气系统内的不同容量和不同特性用电设备都将接在同一电源界面下接受供电，而任一设备的用电都会对界面参数产生一定的干扰或影响，±2.5%的稳态电压变化范围只是一个源侧和受侧设备都要努力维护和适应的标准参数，不能直接将其作为用电设备或电源设备正常工作的设计或考核参数。否则，只要标准界面参数稍有变化，就会导致用电设备无法正常工作，甚至导致整个系统的瘫痪。必须注意的是，有时在同一设备的不同技术指标中，一部分可能属于界面源侧设备的参数，而另一部分可能属于界面受侧设备的参数，这时在提要求时就更应注意理解有关技术指标的内涵及作用，否则不仅达不到预期目的，而且还可能会给未来中标合同的执行埋下隐患。

又例如，针对用于机房的精密空调设备，对于招标人而言，其关心的是在外部环境温度在某个设计考虑的温度变化范围内，通过精密空调的工作能够将机房内的温度控制在一个允许的范围内。此时，机房内的温度变化范围就是精密空调设备（此时是作为源侧设备）需要保证的界面指标，而该指标是越小越好；而外部环境温度的变化范围就是精密空调设备（此时是作为受侧设备）需要耐受的界面指标，而该指标是越大越好。

六是寿命周期费用

所谓寿命周期费用，即包括设备的研发（含设计、试制、试验、鉴定和定型）、制造、采购、营销、配套、安装、调试、使用、维护、保养、修理、更新及报废处理在内的整个寿命期内需要支出的全部费用。对于机电设备而言，其一次性采购费用通常只占其寿命周期费用的35%左右。也就是说采购费用最低并不一定能使设备的 LCC 最低。在以往的招标项目中，买方往往看重的是一次性采购价格，而忽视了对寿命周期费用的把握，对进口设备而言此类潜在但必然会暴露的问题则更加突出。

当然，要在评标中对设备的寿命周期费用进行定量评估是一个比较难的课题，一般来说采购对象不同，解决方案也不同，需要建立持续性消耗、周期性消耗或混合型消耗等数学模型，而且为了防止可能由此而导致的投标人不诚信行为，还需要在合同条款中作出相应的约定。关键是如何编制好招标文件中的技术规格、评标办法及相关合同条款，因为说到底最终评标结果是根据招标人预设的技术规格和评标办法得出的，应把对评标结果的关注转移到对技术规格、评标办法及相关合同条款的关注上来，这样才能使招标工作真正获得圆满的结果。

七是设备选型

在编制技术规格和对投标文件进行评审时应综合考虑下列与设备选型相关的四个因素：先进性、适用性、经济性、配套性。

八是备选方案

当招标人的采购定位及需求明确，一般不要求也不允许投标人提交备选方案（付款偏离计划除外），凡包含备选方案的投标在评标过程中都将被否决。在特殊情况下，也可以要求或允许每家投标人提交备选方案，但应区分不同项目在招标文件中作出相应的规定：

（1）对于一般国内机电设备采购，应在招标文件中明确只有符合中标条件的投标人的备选方案才能被考虑。

（2）对于政府采购货物和服务招标项目，应在招标文件中明确相应的评审标准和处理办法。

（3）对于机电产品国际招标，应在招标文件中明确规定投标人只能在一个主选方案的基础上，另外提交一个备选方案（付款偏离计划除外），在投标文件中必须注明主选方案（或备选方案），且备选方案的投标价格不应高于主选方案的投标价格。如果招标文件未要求或允许投标人提交备选方案而投标人提交了备选方案，或者投标人提交的备选方案数超过一个（不含一个），或者在投标文件中未注明主选方案（或备选方案），其投标都将被否决。投标人提交的主选方案和备选方案的投标价格在开标时都将唱出，但在评标时将先对主选方案进行评审。只有主选方案中标的投标人的备选方案经评标委员会评审，确认其实质性响应招标文件要求且其投标价格（含经核准的投标价格）和评标价格均不高于主选方案时，才能被招标人选用。

九是技术要求分类

按国家商务部机电产品国际招标的相关规定（在有关国内货物采购招标中也可以借鉴），在招标文件的技术规格中，可以对技术要求（技术参数、技术指标，以下统称为技术要求）进行分类，即分成主要技术要求和一般技术要求，并对主要技术要求加注*号，以示区别。主要技术要求是“一票否决”的，即只要投标文件对此类要求存在负偏离，即作否决处理。因此，在加注“*”号时应慎重，因为“*”号过多，可能导致能够参与竞标的投标人数量下降，竞争性削弱；“*”号过少则可能形同虚设，无法达到限制不同层次投标人在同一平台进行竞争的目的。在实际操作中就“*”号条款的设置应综合考虑下列因素：

（1）实际采购需求；

（2）潜在投标人的数量及其产品的技术水平；

（3）招标程序的复杂性及操作成本。

此外，对一般技术要求的负偏离加价，按商务部的相关规定，每个一般技术要求的累计负偏离加价最高不得超过该设备投标价格的 1%。为此，可以考虑增加最多允许负偏离项数（对一个包件而言）和最大允许负偏离范围（对一项技术要求而言）来加以约束或限制。

十是技术支持资料

对于技术规格中加注星号（“*”）的主要技术要求，投标人在其投标文件中必须作出明确、具体的响应性说明（包括可能存在的正、负偏离情况），并可要求投标人提供相应的技术支持资料，否则其投标将被否决。

上述技术支持资料以权威机构出具的认证证书（如通过3C认证的证书）或第三方检测机构出具的检测报告或投标货物制造商公开发布的印刷资料为准，若权威机构出具的认证证书或第三方检测机构出具的检测报告与投标货物制造商公开发布的印刷资料不一致，以权威机构出具的认证证书或第三方检测机构出具的检测报告为准。

对于非标准和非通用的设备，投标人也可提供此前完成的类似项目的合同技术规格及最终的性能检验报告（应有用户代表签名）作为技术支持资料。

十一是交货期

应针对招标项目的具体情况合理规定交货期，也即规定的交货期应当具有可行性。有些设备的制造工艺决定了其质量必须要以一定的生产周期做保证（如电气设备的绝缘处理等），故交货期要求不能违背客观规律，否则将无法保证设备的制造质量，且容易被一些诚信度较低投标人所利用。对于招标人来说，花了同样的代价，如果只是因为交货期规定得太短而得到的是存有质量隐患的产品，则最终利益受损的还是自己。

十二是质量保证期

按照国际惯例，质量保证期有两种计算方法，一种是从货物验收之日开始起算（一般为 12 个月）；另一种是以货物运抵目的港或现场之日开始起算（一般为18个月）。

通常情况下，上述两种计算方法应以先到者为准。但针对具体招标项目，如果估计货物的安装、调试、集成、验收所需的时间将超过6个月的话，可以考虑合理利用招标的特点来选用前一种计算方法；反之，则可规定采用后一种计算方法。

需要提请注意的是，质量保证期的长短与投标报价是密切相关的，对于投标人来说，质量保证期越长，其承担的风险就越大，为了控制风险，必然会在投标报价上有所增加。所以对招标人而言，并非将质量保证期规定得越长越好。通常对电子设备或者机电一体化设备而言，其可靠性（失效率）曲线为“ 浴盆曲线”，如果设备的元器件筛选不当，则其早期失效率会比较高，但一般用过3个月（甚至更短的时间）之后，其可靠性（失效率）将进入相对稳定期。对于机械、电气设备而言，其可靠性主要以磨损、疲劳、老化累积和逐步衰老为特征，其失效率曲线服从威布尔分布；对于仪器、仪表类设备，其可靠性主要由累积测量误差的逐渐增大为特征，其失效率曲线服从泊松分布，一般有1年的质量保证期也就可以了。

应注意将质量保证期与易损件或易耗件的正常更换区分开来，能够以购买或保证供应易损件或易耗件的方式来确保设备正常工作的，就不要轻易采用延长质量保证期的方式，因为两者的代价是截然不同的。

十三是备品、备件和专用工具

对于机电设备的备品、备件和专用工具应注意区分以下三个层次：

（1）随机的备品、备件和专用工具。这部分备品、备件和专用工具是生产厂商根据其产品的实际情况，随产品一起向买方提供的标准备品、备件（通常为易耗品、易损件及安装附件等）和专用工具，其价格是包括在产品的出厂价或标准售价之内的，这部分备品、备件和专用工具应要求投标人在其投标文件中以清单方式列明，在验收时应对照设备装箱单进行清点和移交。随机备品、备件应允许卖方在其承诺的质量保证期内使用。

（2）要求提供的备品、备件和专用工具这部分备品、备件和专用工具是买方根据今后购买备品、备件和专用工具的方便性、可能性（如外汇申请、进口限制及进口手续的办理难度等）及经济性（如与主设备一起购买可能获得相对较低的价格），而在随机备品、备件和专用工具之外，另外提出的附加采购要求。对于这部分备品、备件和专用工具，应在招标文件中加以说明（如要求投标人在随机备品、备件和专用工具的基础上，单独列明在质量保证期后两到三年内所需的备品、备件和专用工具，包括品名、数量、单价、合价和总价）。如果认定这部分备品、备件和专用工具将随设备一起购买的话，则其价格应包含在投标总价中；如果只是想了解未来备品、备件和专用工具的采购价格或在合同中增加有关限制性条款的话，则可要求投标人另行报价（不计入投标总价），且在评标时可将此报价作为一项评标要素或用一定的权数将其计入评标价格之中（但必须在招标文件的“投标人须知”或“评标办法”中对此作出明确说明）。在特殊情况下，可以允许卖方在其承诺的质量保证期内使用要求提供的备品、备件，但随后应及时自费补足。

应注意防止投标人将随机备品、备件和专用工具与要求提供的备品、备件和专用工具相混淆，尤其是成套设备集成商或供应商有时会将设备制造厂提供的随机备品、备件和专用工具混作要求提供的备品、备件和专用工具，通过重复计价来谋取不当利益。对此在合同执行时可要求中标人提供所有设备制造商提供的原始装箱单，并通过查验和核对这些装相单来加以预防和纠正。

选购件只是业主方在签订合同时有权或可能选购的设备附件或部件，选购件的报价仅作为业主方决定是否另行采购的参考，不计入投标总价，一般也不计入评标价格。

十四是可靠性指标

在机电设备招标文件的技术规格中经常会涉及到可靠性（含维修性和可用性等，下同）指标，但在表述方式上往往不太规范。由于可靠性指标在有关国际和国家标准中均有一套完整、规范和统一的术语，每个术语都有其特定的含义、表征对象、计算公式以及试验或检验方法，因此，相关术语不能乱用，否则，一旦出现合同纠纷将难以获得对招标人或采购人有利的调解、仲裁或诉讼结果。

在技术规格中最常见的可靠性指标有：平均失效间隔时间、平均修复前时间、平均后勤延误时间、平均失效前时间、可用性、使用可用性、平均严重失效间隔时。

十五是技术服务

在机电产品招标文件的标准范本中也称为伴随服务，内容包括设计配合（设计联络）、境内运保、安装（或安装指导）、调试、系统集成、验收配合（包括赴生产地的检验）、人员培训、初期运行监控、重要节点保驾及其他售后服务等。应根据招标项目的具体情况在招标文件中详细写明技术服务需求（含服务范围、服务来源、服务程度、服务时间和服务人员的技术水平等），不要模棱两可，含糊不清，因为这一方面会牵涉到投标人的报价范围和报价高低，另一方面也会影响后续的合同谈判和履约，甚至导致索赔和纠纷。

十六是技术资料

要分清投标时须提供的技术资料和中标后须提供的技术资料（包括技术资料的范围、数量和语言等）。一般在投标时应要求投标人提供技术规格说明、产品样本、第三方出具的检测报告、界面（接口）要求、配套设施要求、安装图样及安装基座要求等技术资料；在中标后才要求投标人提供详细的原理线路图、操作手册和使用说明等技术资料。前者应以满足评标委员会的评标需要为前提；而后者应以满足未来的使用需要为前提，两者之间是有区别的，如果混淆则会造成投标人投标成本的无谓提高，给评标工作带来困惑，而且也不尽合理。当然投标人自愿提供则另当别论。

十七是报价方式

报价方式是招标人和投标人都最为关心的关键点之一，逐级细化的分项报价是招标人普遍要求和采用的报价方式，但针对某一具体项目究竟如何分项才合适则是值得深入探讨和研究的问题，在这一点上商务不能与技术脱节，招标文件中提出的报价要求和设计的报价表格式一定要与采购对象的技术特征相吻合，应注意目的性和实际可分性（如为了维修更换或为了对各投标人的分项报价进行对比分析等）。为此，招标人（或其委托的设计院或技术咨询单位）应对招标代理机构建议的报价方式及设计的报价表格给予足够的关注。当然，招标代理机构也应主动征询招标人意见，努力做到商务与技术的协调统一、珠联璧合。

(董莹根据“青海省2016年政府采购代理机构从业人员培训班”金翔老师讲课录音整理）

印刷企业应如何准备投标文件？

对于大多数印刷企业而言，参与投标竞标获得印刷业务，逐渐成为承揽印刷业务，特别是政府和事业单位印刷业务的主要渠道。印刷企业参与投标包括很多重要环节，如在企业内部成立专门的投标领导机构、认真审阅招标方的招标文件与要求、组织撰写投标文件、参与现场投标等。

其中，投标文件的准备是决定投标是否成功的关键，投标文件的好坏，直接决定了印刷企业是否能够中标。准备一份好的投标文件，需要注意以下几点：

投标文件应与招标方式相适应

一般可以采用的招标方式包括公开招标、选择性招标和谈判招标，典型的公开招标如政府采购的印刷业务，基本上采用公开招标方式。

招标方在公开的政府采购网站、公开发行的报刊或者官方网站上公开发布招标公告，吸引对该项印刷业务有兴趣的诸多印刷企业购买招标资料进行投标。公开招标由于招标的范围广泛，竞争最激烈，对标书准备的要求最高。

选择性招标又称邀标，是指招标人根据具体的印刷业务需求，在事先确定的供应商名单中选取招标方自己认为合适的投标人，对投标人发出投标邀请，在经过详细的投标资格预审后，再由他们组织投标方进行投标。选择性招标由于招标的范围有限，竞争较为激烈，对标书准备的要求较高。

谈判招标也称为议标，它是指招标方事先根据一定标准选定投标方，并非公开地与投标方进行直接谈判，签署印刷业务合同的一种形式。谈判招标适用于印刷批量较小的印刷业务。这种招标方式对投标文件没有严格的规范性要求。

投标文件应严格回应招标要求

招标文件是招标方针对招标项目个性化制订的，体现了对所招标的印刷业务的具体要求。虽然招标项目的具体要求不同，但投标文件的基本格式却大体包括以下三个方面，

一是商务部分 ，包括公司简介和公司相关资质等内容，例如财务报表和审计报告，这是必不可少的;

二是技术部分 ，包括对印刷业务的基本描述、设计和印刷方案等相关的表格和资料;

三是报价部分 ，包括投标报价说明，投标总价，主要材料价格表等。

投标文件应该严格按照招标文件的要求，在以上三个方面给予直接和正面的回应，不可以凭印象制作投标文件，更不可以遗漏或者忽视招标文件的每一个具体要求。否则，投标文件可能在正式开标时，即被认定为无效投标文件，直接被判出局。在准备投标文件时，要仔细了解招标公告及文件中的每一项具体要求，并根据相关要求严格精心准备投标文件。

投标文件应重点满足招标方的核心需求

了解和掌握招标方对招标项目的核心需求，既是中标的关键所在，也是在印刷业务项目实施中要重点关注的内容。每一个招标项目都有需求的重点：有的侧重工价，有的侧重于选用的原材料和质量，还有的则侧重于交货期。在一定程度上，投标项目的侧重点就是该项目中标的硬约束。只有在硬约束的条件满足的情况下，招标方才会再去考虑其他的要素。

因此，投标方应认真解读招标项目信息，尽力捕捉招标方对招标项目的核心需求，并在投标文件中重点说明企业会如何采取有效措施，满足招标方的需求重点。

投标文件应尽量采用规范的质量标准和技术要求

印刷产品具有较强的评价主观性，同样的印刷产品，评价者由于其审美偏好、色彩感觉等的不同，得出的评价结论也不一样。采用单纯的技术与质量指标很难准确评价印刷品质量。

即使都是批量生产的产品，由于生产设备和生产员工不同，不同批次的产品难以达到套印、墨色等完全一致，更不能保证批量生产的产品与样品完全一致，这就导致在履行合同时很容易出现对质量评价的分歧。因此，印刷企业在制订投标文件时，要尽量做到用数据说话，不能用数据表达的要用适当的规范术语写明，最大限度地避免履约时的分歧。为使这一工作规范、有序，印刷企业技术部门应根据国家的有关标准，包括印刷纸张等原辅材料标准和印刷产品标准，结合企业的实际能力，提出不同等级的定量的质量标准，以便根据招标项目提出自己的相应的质量标准，这样方能有效避免履约时只定性而未定量带来的隐患和风险。

总之，印刷企业通过投标承揽任务是一项涉及企业各环节和各方面的工作，投标文件的好坏，不仅仅是靠写出来的，更是靠企业在长期生产经营过程的积累中不断提升管理水平，在生产实践中做出来的。每一个参与投标的印刷企业，应着眼于提高自身的软实力，提高管理水平和服务能力，寻找符合自身优势或特长、竞争范围相对合理的项目，提高中标机会，从招投标的广阔市场空间中，分到与自身能力更加匹配的那块蛋糕。

文章节选自《印刷经理人》2017年12月刊

招标文件提供样本印刷规范货物采购招标文件编制应注意这17个方面

货物采购招标文件编制应注意这17个方面

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